Elektronikus számla (E-számla) vagy elektronikusan továbbított e-mail számla?

Elektronikus számla (a továbbiakban e-számla) vagy Elektronikusan továbbított távnyomtatással kinyomtatott (a továbbiakban e-mail számla) megfelelő nekem?

A programjainkban szerepel az e-számla (elektronikus számla) készítés lehetősége és az e-mail számla (elektronikusan továbbított számla) lehetősége is. Az összehasonlításban szerepel a normál Posta módszer is.

Mind a három számla típust korlátlanul és ingyenesen használhatja programjainkban!

Sokan fordulnak hozzánk ezekkel kapcsolatos kérdéssel. A beszélgetések során kiderül, hogy az érdeklődők többsége nincs tisztában azzal, hogy milyen kötelezettségeket teremt számukra az e-számlázás vagy azzal, hogy e-mailben sokkal egyszerűbben és olcsóbban küldhetnek számlát.
Csak az e-számla szolgáltatók által fennhangon hirdetett „megspórolom a nyomtatási és posta költséget” slágert ismerik. Pedig ez korántsem ennyiből áll!

A cikk végén táblázatban is összehasonlítjuk a három módszert.

Törvényi előírások

E-számla

A számla vonatkozó általános törvényeken kívül több e-számlára vonatkozó törvény is szabályozza. Az évek alatt ezek a törvények folyamatosan változtak (változnak). A változó előírásokat mindig követni kell, különben hamar érvénytelen lehet az e-számlánk. Szerencsére általában egyszerűsödnek.

E-mail számla

Csak általános számlára vonatkozó törvényeket kell figyelni, amik minden számlázást érintenek.

Posta

Csak általános számlára vonatkozó törvényeket kell figyelni, amik minden számlázást érintenek.

Tévhitek

• A papír alapú számlát nem kötelező aláírni és lepecsételni. Nincs hatályban lévő erre vonatkozó törvény.
• A számla nyomtatási példányokat már nem kötelező számozni vagy eredeti, másolat jelzéssel ellátni. (2010. szeptember 27-től a számlán nem kell feltüntetni, hogy az eredeti vagy másolati példány.  (24/1995. (XI. 22.) PM rendelet 1/F. § (1) bekezdésének hatályon kívül helyezése 2010. szeptember 27-től)
• Nincs olyan előírás, hogy nyomtatott számlát csak posta igénybevételével lehet küldeni.
• Nincs előírás arra vonatkozóan, hogy a papír alapú számlát hol kell kinyomtatni. Ez történhet a vevő nyomtatóján is,

Kötelezettségek a  számlát kiállító szempontjából

E-számla

Megállapodás (írásbeli vagy akár szóbeli, de elég a ráutaló magatartás is, ha a vevő kifizet ilyen számlát. Úgyhogy ezzel vigyázni kell!) alapján küldhet e-számlát egy vevőnek. Az e-számla csak hitelesítéssel (elektronikus aláírás) érvényes (PKI rendszer) vagy az EDI rendszerben tárolódik. További előírás, hogy az e-számla csak elektronikus formában érvényes. Azaz hiába nyomtatná ki az eredeti e-számlát akkor is elektronikusan tárolnia kell. A tárolásnak meg kell felelnie annak, hogy 8 évig elektronikus formában megőrizze az e-számlát. Az e-számlát nem kötelező egyik félnek sem kinyomtatnia, elég vagyis inkább kötelező elektronikusan tárolnia.

E-mail számla

Megállapodás (írásbeli vagy akár szóbeli, de elég a ráutaló magatartás is, ha a vevő kifizet ilyen számlát) alapján e-mail útján küldheti el számláját az ügyfelének. A távnyomtatási megállapodásban és az e-mailben is célszerű feltüntetni, hogy a vevő nyomtatja ki az így kapott számlát és a könyvelési anyagába helyezi. A számlát a vevőnek, ha vállalkozásban el kívánja számolni ki kell nyomtatnia. A kibocsátónak is minden esetben 1 példányt ki kell nyomtatnia, mert így papír alapú számlának minősül.

Posta

Normál számla nyomtatás, borítékolás és posta hivatalba járás.

Kötelezettségek a vevő (számlát befogadó) szempontjából

E- számla

Az e-számla fogadása vállalkozásoknak több hátrányt jelenthet. A befogadónál nagyobb a probléma, ha a kötelezően elektronikusan tárolt e-számla adatok elvesznek.
Több szolgáltatónál regisztrálni, esetleg fizetni kell az e- számla fogadásáért a vevőnek is.

Sokan azt hiszik megjött az e-számla kifizetik és minden rendben van.
Holott a befogadónak ugyanúgy elektronikus formában 8 évig meg kell őriznie az e-számlát. Ellenőrzés során az eredeti elektronikus formában kell biztosítani az ellenőr számára. Szintén komoly arhíválási és visszakeresési rendszert kell létrehozni a biztonságos tárolásra és visszakereshetőségre, vagy esetleg fizetnie kell annak a szolgáltatónak, aki ezt biztosítja önnek. Minél több ilyen számlát kapunk beszállítóinktól, annál több feladata és felelőssége lesz az arhíválással foglalkozó kollegáknak, és folyamatosan növekszik a szükséges hardver igény is.
Azt sem szabad elfelejteni, hogy vevőként több helyről (a kiállítók szerződött szolgáltatóitól) fognak érkezni e-számlák, ami tovább bonyolíthatja a helyzetet. Több fiók, több mentési munka, több hibalehetőség és függőség.

Nem arhíválok, a számla kibocsátó szolgáltatójánál úgyis megvan minden.

Abban kár bízni, hogy az e-számla a szolgáltatónál úgyis meg van és majd letöltöm, ha szükségem van rá. Hiszen sok szolgáltató van és a beszállítói nem mindig ugyanazt a szolgáltatót választják. Egy ellenőrzés során egy időszak adatait kérik belátható időn belül (3 nap). Elég fáradságos munka lenne több szolgáltató oldalán bejelentkezgetve fiókjait bújva az összes hitelesnek számító dokumentum letöltögetése. Arról nem is beszélve, ha a beszállítója már nem is létezik. Így nem fizette tovább a szolgáltató tárolási díját. Viszont Önt 4 év múlva ellenőrzik. Ilyenkor nem nagy öröm, hogy az Ön vállalkozása  még működik, mivel büntethető. Sok rendszerben már a számlát befogadótól is kérnek díjat. Nyolc év alatt amíg őrizni kell az e-számlákat sok minden történhet és akár sokba is kerülhet a vállalkozásának.

Sokszor semmilyen megtakarítást nem jelent a befogadónak az e-számla.

Ha dolgozni akar egy e-számlával 99%, hogy ki fogja nyomtatni.
Mivel szinte biztos, hogy befogadóként ki fogja nyomtatni a számlát, nemhogy spórolt volna, hanem még többlet költsége is adódik a nyomtatással és ehhez jön még az arhiválási munka és a tárolás költsége.

E-mail számla

A megállapodás szerint ki kell nyomtatnia az e-mailben küldött PDF formátumú számlát és papír alapon a könyvelésbe kell helyeznie. Más teendője sincs. (Valljuk be, hogy egyszerűbb a nyomtat gombra kattintani, mint e-számla fiókokba jelszavakkal belépkedni, gépünkre menteni az e-számlát, átnevezgetni a fájlokat megfelelő mappába elhelyezni majd gondoskodni az adatmentésről is)

Posta

Levél átvétele, esetleg postára járás az átvételhez.

Költség megtakarítás

E-számla

A postázási díj és a nyomtatási költség megtakarítható, de helyette több szolgáltatónál jelentkezik a számla kiállítási díj és a 8 évig fizetendő arhiválási díj. Nálunk nincs elektronikus számla kiállítási díj! Ezek összege változó. A szolgáltatók sokszor csak az alacsony kiállítási díjat reklámozzák és csak később szembesülnek az igénybevevők a tárolási és arhiválási díjakkal, ami már sokszor éves díj formájában jelenik meg. Viszont ezt 8 évig fizetni kell! A szolgáltatók kiterjeszthetik a vevőkre is a számla megőrzési díjat. Nem minden vállalkozás fog örülni annak, ha ilyen díjat kell a beszállítója miatt fizetni.

E-mail számla

A postázási díj ebben az esetben is megtakarítható. Mindössze 1 nyomtatási költség a kiállítónál és 1 nyomtatási költség a vevőnél. Elenyésző az e-számlánál számlánkét létrejövő költséghez képest. Egyszeri költség, nincs 8 évig tartó fizetendő díj, viszont a papír alapú számlák tárolást meg kell oldani szintén 8 évig.

Posta

Nincs megtakarítható költség. Számlánként jelentkezik a boríték, borítékolás, postadíj megfizetése és el kell juttatni a postára.

Tervezhető költség hosszú távon?

E-számla

NEM. A szolgáltató módosíthat a szerződött díjakon. Emelhet vagy csökkenthet is.

E-mail számla

IGEN. A nyomtatás előállítási díja befolyásolja. (Papír, toner, nyomtató kopás, szervizelés vagy csere.)

Posta

NEM. A postázási díj bármikor változhat. Ehhez jön még a tervezhető nyomtatási díj. (Papír, boríték, toner, nyomtató kopás, szervizelés vagy csere.)

Kinek melyik éri meg?

E-számla

A több ezres mennyiségben lakosság felé szolgáltató cégeknek. Ugyanis a magánszemély nem számolja el a számlát, nem nyomtatja ki és nem is kell 8 évig megőriznie arhíválnia. Ezért könnyen - némi kedvezménnyel pedig biztosan - rábírható az e-számla fogadására. A kibocsátó sem nyomtat semmit. Számítógépes programok generálják a számlákat gyorsan és nagy tömegben. Az ilyen szolgáltatást végző cégeknek a megspórolt nyomtatási és postázási díjból, könnyű egy arhiváló szerverrendszert fenntartania. Így valóban megvalósulhat a zöld pártiak véleménye, hogy fákat menthetnek meg. Igaz némi szerverteremben elfűtött energia azért erre is rámegy.
A vevő kérése alapján. Vagy nem kíván papírokat rárolni, inkább az elektronikus tárolás híve.

E-mail számla

Bárkinek, de leginkább vállalkozásoknak számlázó kis és közép vállakozói környezetben elterjedt. Olcsó és gyors megoldás. Beruházás és elköteleződés mentes, rejtett költségek nélkül.

Posta

Akinek nincs inertnet szolgáltatása vagy a vevő nem egyezik bele más megoldásba.

Melyik a gyorsabb?

E-számla

Számla elkészítése, majd elektronikus aláírás szoftver lefutása, PDF vagy egyéb dokumentumba kódolása. Ezután következik az e-mail küldése a vevő felé. A vevő e-maifiókjába kerül az értesítés az e-számláról perceken belül.

E-mail számla

Számla készítése, PDF nyomtatás és e-mail küldése.  A vevő e-maifiókjába kerül a számla perceken belül, a vevő kinyomtatja távnyomtatási megállapodás alapján.

Posta