Beszerzési feladatok támogatása a számlázó programban

Az értékesítés mellett fontos feladat egy vállalkozásban a termék - áru  beszerzések hatékony kezelése is. Az ügyviteli rendszereink nagyban támogatják a beszerzésért felelős kollégák munkáját. Automatikus beszerzési ajánlásaikkal, melyek figyelembe veszik a jelenlegi készletét, a vásárlók foglalásait és rendeléseit valamint a megadott minimum készleteket és a már beszerzés alatt lévő termékeket is. Így pontosan és gyorsan készítheti el a beszállítói felé a megrendeléseit és az árajánlat kéréseit is. Az árajánlatkérések segítenek versenyeztetni a beszállítókat az Önnek legkedvezőbb beszerzési forrás megtalálásában.

Beszerzéssel kapcsolatos menüpontok

A megrendelések pontos kezelése pedig az értékesítő kollégák munkáját is segíti, mert a programban láthatóvá válik a folyamatosan érkező termékek mennyisége és érkezési dátuma.
A megrendelésekből vagy árajánlatkérésből egyszerűen indíthat bevételezést, hogy ne kelljen többszöri adatrögzítést végeznie.

Az importot is támogató számlázó programjainkban devizás belföldi vagy külföldi beszerzési rendelést és árajánlat kérést is készíthet. A rendelések és árajánlat kérések könnyen módosíthatók vagy más bizonylattá konvertálhatók. Árajánlatkérésből készülhet Rendelés, mely közben módosítható. Rendelésből és árajánlatkérésből is indítható módosítható bevételezést is. Szintén újdonság, hogy bevételezést készíthet előző bevételezés alapján. Ha nagyon hasonló termékek érkeznek egy előző bevételezéshez, akkor célszerű használni ezt az új menüpontot az előző bevételezés tételeit automatikusan felveszi a program, melyhez hozzáadhat, törölhet vagy mennyiséget módosíthat tárolás előtt.

Bevételezés készítése más bizonylatokból

A következőkben a beszerzői megrendelés menüpontjait mutatjuk be. A beszerzői árajánlatkérés hasonlóan működik az eltérés csak a kiadott bizonylatban van, ezért azt nem mutatjuk be külön, hiszen a folyamatok teljes egészében megegyeznek. Természetesen az árajánlatra váró termékek nem kerülnek be a beszerzés alatt lévő termékek mennyiségébe és listájába sem.

A beszállítói rendelések kezelése

A  beszállítók felé konkrét megrendeléseket küldhetünk a programból, akár e-mailben is. A beszállítói megrendelésekkel kapcsolatos menüpontokat a Bevételezés -> Beszerző Megrendelés - Árajánlat menüpont alatt találhatók.

A rendelés készítése a beszállító kiválasztása és az egyéb adatok megadásával kezdődik. Válasza ki a beszállítót és adja meg a kért szállítási teljesítés napját, a fizetési módot és a szállítási módot, majd lépjen a tételfelvétel-re, vagy az automatikus rendelési segédhez, az automata beszerzés fülre.

Áru megrendelés készítése

Az automata rendelési segéd használata

A beszállító kiválasztása után lépjen az automata beszerzési fülre és állítsa be a beszerzési segéd munkáját vezérlő kapcsolókat.
A Főszállító kapcsoló hatása - azok a termékek ki lesznek gyűjtve, amelyekhez főszállítónak van beállítva a beszállító.
Az Alternatív szállító kapcsoló hatása - azok a termékek is ki lesznek gyűjtve, amelyekhez alternatív szállítónak van beállítva a beszállító.
Ha egyiket sem kapcsolja be, akkor a beszállítótól függetlenül minden termék ki lesz gyűjtve.
A megrendelendő mennyiségekre kiható kapcsolók a Rendeléshez figyelembe veszi felirat alatt találhatók.
Foglalásokat kapcsoló hatása - az összeállításnál a foglalások kiadásához szükséges mennyiséget is bekéri.
Rendeléseket kapcsoló hatása - az összeállításnál a vevő megrendelésekhez szükséges mennyiséget is bekéri.
Minimum készletre feltöltés kapcsoló hatása - a termékeknél megadott minimum készlet eléréséhez szükséges mennyiséget is bekéri.
Minimum rendelési mennyiséget kapcsoló hatása - a terméknél megadott minimum rendelési mennyiség értékére kerekíti a rendelési mennyiséget.

A kapcsolók beálltása után nyomja meg a Lekérdez gombot. A program ennek hatására megjeleníti a termékbeszerzési javaslatát.

Automata árubeszerzés

Amennyiben soknak találja a kigyűjtött termékek mennyiségét és likviditási problémák miatt csökkenteni szeretné csak a vevői rendelések és foglalások kiszolgálásához szükséges mennyiségre, akkor kapcsolja ki a Minimum készlet és Minimum rendelés kapcsolót, majd nyomja meg újra a Lekérdez gombot. A következő képen már csak a feltétlenül szükséges beszerzést mutatja a program.

További termék szűrési lehetőségként használható az Áruszűrő fülön található szűrés beállítás. Ennek használatával tovább szűkíthetjük a beszerzendő termékek automata lekérdezésének az eredményét. A következő képen beállítunk egy Árucsoportra és egy Gyártóra történő szűrést.

Majd vissza lépve az Automata beszerzés fülre újra megnyomjuk a Lekérdez gombot. A következő képen látható, hogy most már csak az áruszűrőnek is megfelelő tételek beszerzésére érkezik a javaslat lista.

A felajánlott termékeket a Hozzáad gombbal egyenként eldöntve a rendelési listához teheti. A Mind hozzáad az összes kigyűjtött terméket a rendelési listába teszi. A rendelési listát a Tétellista fülön szabadon tovább módosíthatja a mennyiségeket, vagy törölhet tételeket.

További tételeket a tétel felvétel fülön adhat a rendeléshez. Természetesen lehetséges az is, hogy az automata beszerzést nem használja, hanem csak manuálisan vesz fel tételeket a rendelésbe. A rácshálóban minden fontos információt lát termékenként megjelenik a rendelési javaslat, a készlet, a foglalás, rendelés és a már beszerzés alatt lévő mennyiségek is. A Beszerzési ár csak tájékoztató adat, hogy a rendelés értékét megjeleníthessük. A beszerzési árnak az utolsó tárolt beszerzési árat ajánlja fel a program. A bizonylatra nem fog felkerülni, viszont segítségünkre lesz majd a rendelésből készített bevételezésnél, mert ha nem változik meg a beszállítás során akkor már majd nem kell újra megadnia, csak a módosult árakat kell majd átírnia. Szintén feltüntetésre kerül a bruttó súly adat, mely a szállításhoz használható gépjármű és az EKÁER rendszerhez történő bejelentéshez ad segítséget.

A feldolgozás raktára is módosítható. Az automata beszerzés is az itt kiválasztott raktár adataival dolgozik. A beszerzéseket raktárankénti bontásban végezheti el.

A rendelés lezárása a nyomtat tárol gombbal zárható le. A Nyomtató kapcsoló hatására a nyomtató választás ablak meg fog jelenni a nyomtatás előtt. A kiválasztott nyomtatóra küldi a program a nyomtatást. Ha nem kíván nyomtatni, nyomja meg a mégsem gombot.

Az e-mail másolat kapcsoló hatására a megrendelés PDF fájlba is nyomtatódik, majd a megjelenő e-mail ablakban azonnal e-mailben is elküldheti megrendelését a beszállítónak, amennyiben beállította már a programban az e-mail küldés lehetőségét. Az előre definiálható sablonszöveg tetszés szerint módosítható átírható küldés előtt. Az alap szöveget a  Törzsadatok -> E-mail minta szövegszerkesztő menüben módosíthatja. A beszerzési rendeléshez a beszerzes_rendeles.html fájl tartozik.

A PDF kapcsoló hatására PDF fájlba is elkészíti a megrendelést a program. A megjelenő ablakban adja meg, hogy a pdf fájlnak mi legyen a neve és melyik könyvtárba kerüljön. Ennek segítségével a PDF fájl külső levelezővel is elküldhető csatolmányként..

A kinyomtatott bizonylat formája

Import - devizás megrendelés készítése

Az import funkciókkal is rendelkező számlázó programjainkban lehetősége van devizás rendelések és árajánlatok elkészítésére is a magyar mellett angol és német nyelven is. Belföldön áfa-s, míg import esetén áfa mentes változatban is készíthet megrendelést. A devizára és a nyelvre vonatkozó adatok megadása után a tételek felvétele a fentebb leírtak szerint történik a kiválasztott pénznemben.

A megrendelés módosítása

Egyszerűen módosíthatja megrendelését a módosítás menüpont segítségével. A megjelenő ablakban válassza ki a módosítandó megrendelést, majd nyomja meg a módosít gombot. A következő ablakban a rendelés adatai jelennek meg, melyhez, hozzáadhat, törölhet, vagy mennyiséget is módosíthat. A visszaigazolásban  eltérés lenne az eredeti megrendeléshez képest, akkor itt aktualizálhatja a megrendelést.

Megrendelések keresése - törlése valamint érkezési dátum megadása

A keresés ablakban keresheti vissza megrendeléseit különböző szűrők alapján. Másolatot, listát nyomtathat, e-mailben elküldheti, vagy akár pdf-be konvertálhatja.
Szintén itt lehet törölni - sztornózni megrendelést.

Érkezési dátum megadása

Az érkezési dátum megadása funkció is itt kapott helyett. Amikor a beszállító a szállítási nappal visszaigazolja a megrendelésünket célszerű ezt az adatot itt a rendeléshez letárolni. A letárolt adat segítségére van az értékesítő kollégák munkájában, hiszen értékesítés közben meg tudják tekinteni, hogy mikor érkezik egy adott termék, amennyiben nincs raktáron és erről a vevőt vagy érdeklődőt könnyen tájékoztatni tudják. Az érkezik mezőben kell megadni az érkezés dátumát, majd az Igazol gombbal tárolni azt a kiválasztott megrendeléshez.

Az érkezési dátumok megtekintése értékesítés közben

Az értékesítések során az értékesítő kolléga látja a beszerzés alatt oszlopban azt a mennyiséget melyre már beszerzési megrendelés készült. Amennyiben szükséges a Várható érkezés gombra kattintva megkapja azt a listát, melyben a termékre vonatkozó és a megrendeléshez megadott érkezési dátumok szerepelnek.

Beszerzés alatt lévő termékek

A Várható érkezés kis gomb megnyomása után megjelennek a termék érkezési adatai egy rácshálóban. Több rendelés esetén az összes visszaigazolás megjelenik. A rácshálóból ESC-el vagy az x bezárás gombbal lépünk vissza a termék felvételre. Ugyanez a funkció elérhető az árukereső ablakból is.

Előző megrendelés alapján

Ha sokszor azonos vagy nagyon hasonló megrendeléseket ad le, akkor hasznát veheti az előző megrendelés alapján készíthető megrendelésnek. A megnyíló ablakban kiválasztott rendelés tételeit módosíthatja, bővítheti egyszerűen. Az árajánlatnál történő alkalmazása lehetővé teszi, hogy több cég felé küldje el könnyedén versenyeztetés céljából ugyanazt az árajánlat kérést. Ez esetben csak a beszállítót kell megváltoztatnia a módosítás során és már küldhető is.

A bizonylat alján megjelenő szövegek megadása, módosítása

Mint minden bizonylatunknál különböző szövegeket lehet előre definiálni magyar, angol és német nyelven is. Természetesen a megrendelésekhez és árajánlatkérésekhez is lehetővé tettük ilyen szövegek felvételét és módosítását.. A bizonylat készítésekor választani lehet közülük. Az ehhez kapcsolódó ablakokat a Szöveg menüpont megnyitása után érheti el.

A megjelenő ablakban vehet fel új szöveget vagy módosíthatja a meglévőket.

Kapcsolódó cikkek, hasznos információk a számlázó programok profi kezeléséhez

Termék fő és alternatív szállítójának megadása

Beszerzendő árulista lekérdezése, készítése

Rácshálók beállítása az Ön igényeinek szerint

Betűméret állítása (növelése-csökkentése) a rácshálóban

Áruk gyors keresési módszerei: Sima keresésBelső rész tartalomban keresés

Termékek német és angol neveinek megadása

Termékek importálása, módosítása excel fájlból

Munkaasztalon gyors indító ikonok elhelyezése

Bizonylatok E-mail-ben küldése

E-mail fiók beállítása

 

Nincs jogosultsága megtekinteni az adott tartalmat, vagy jelenleg nem elérhető a tartalom!
Adja meg a kívánt aldomaint:
.[@WSG_DOMAIN@]